La riunione è stata preceduta da una sessione preparatoria svoltasi il 26 luglio, copresieduta da Simon Nuttall, direttore responsabile dei paesi dell'Estremo Oriente, e da Kazuo Asakai, vicedirettore generale dell'ufficio affari economici del ministero degli affari esteri giapponese.
De bijeenkomst was voorbereid door een voorbereidende vergadering op 26 juli, voorgezeten door de heer Simon Nuttall, directeur Betrekkingen met de landen in het Verre Oosten, en de heer Kazuo Asakai, waarnemend directeur-generaal, Bureau Economische Aangelegenheden, van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Japan.