Il termine "documento" indica qualsiasi contenuto relativo a politiche, azioni e decisioni di competenza dell'istituzione in oggetto, indipendentemente dal supporto utilizzato (cartaceo, elettronico, registrazione audiovisiva, ecc.) e fatta eccezione per i documenti di riflessione o di discussione, i pareri dei servizi e i messaggi informali.
Het gaat daarbij om alle documenten die betrekking hebben op beleid, maatregelen of besluiten die tot de bevoegdheid van de betrokken instelling behoren, ongeacht de drager (papier, elektronisch document, audiovisuele opname ...) en uitgezonderd discussie- of bezinningsdocumenten, adviezen van de diensten en informele berichten.